Правовая база предоставления отпусков работникам и как избежать ошибок?
Ежегодно начиная с мая и до октября у отдела кадров горячая пора - большинство работников стараются отдохнуть летом. Нормы Трудового кодекса, регулирующие предоставление отпусков, не менялись с 2008 г. Порядок предоставления отпусков регламентируется 19 главой ТК РФ.
Права и обязанности работников были защищены на законодательном уровне в 30-х годах ХХ века, которые охватывали все аспекты и нюансы трудовой деятельности, начиная от норм отработанного времени, заканчивая социальным пакетом услуг.
С момента принятия закона многое изменилось, в том числе и продолжительность отпуска. Одно осталось неизменным - порядок предоставление очередного отдыха всем гражданам, занятым в режиме правовых отношений, оговоренного вида, который регламентируется 114 статье трудового кодекса.
В рамках ст. 123 ТК РФ в каждой организации до конца года оформляется своеобразный план отдыха на последующие 12 месяцев для всех сотрудников с учетом их должностных инструкций, который подписывается руководителем и председателем профсоюза компании. Также председатель контролирует защиту прав работников организации и отстаивает их интересы, если возникают конфликтные ситуации.
Каковы виды отпуска и права работников на их использование?
В рамках законодательных норм, отпуск подразделяется на два периода - основной и дополнительный.
Основной отпуск представляет собой часть ежегодного отпуска. Он полностью совпадает по длительности с ежегодным, если отсутствует дополнительный. Для получения дополнительного отпуска условия и характер работы, а также некоторые другие обстоятельства, с которыми связано возникновение права на его получение, являются определяющими. А основной - гарантирован работнику независимо от того, где он работает и каковы функции выполняет Согласно статьям 117 ТК РФ и 68 КЗоТ (кодекс законов о труде), ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам, условия труда на рабочих местах которых по результатам специальной оценки трудовой инспекции отнесены к вредным условиям труда различной степени, либо – опасным. Такие отпуска предоставляются по различным основаниям, имеют разные цели и длительность.
Какова продолжительность отпуска?
В рамках трудового минимальная продолжительность основного отпуска составляет четыре полных недели (двадцать восемь дней).
Для отдельных категорий служащих отдых рассчитывается в большем объеме:
Для госслужащих и военных – 30 дней ( ст. 334 ТК РФ);
Для врачей, учителей и научно - профессорского состава – от 40 до 56 дней (Постановление правительства №466);
Для работников, занятых на производстве с вредными условиями труда – от 7 до 36 дней (ст. 117 ТК РФ);
Для работников, занятых в отдельных отраслях народного хозяйства и имеющим продолжительный стаж работы на одном предприятии, в организации – до 3 дней;
Для работников с ненормированным рабочим днем – от 6 до 12 дней (ст. 119 ТК РФ), а также при особом характере круга обязанностей, сопровождаемых той же повышенной психологической нагрузкой – 10 рабочих дней (ст. 118 ТК РФ);
Для работников, работающих в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях - 7, 14 и 28 дней (ст. 321 ТК РФ).
Как рассчитать стаж и не допустить ошибок?
По законодательству все работники имеют право рассчитывать на временное освобождение от выполнения обязательств в течение года, но только за те периоды, на протяжении которых работа выполнялась или сохранялась должность. Учитывается, что отдых является наградой за проделанную работу, а не ее отсутствие.
В рамках статьи 121 ТК РФ расчет продолжительность отпуска включает следующие периоды:
Прямое выполнение вмененного круга обязанностей;
Время пребывания на лечении по больничному листу до выздоровления, которое может длиться до одного года или установления инвалидности; отдых, предоставленный труженикам в рамках закона, а именно еженедельный либо междусменный;
Отсутствие на работе по вине руководства. Например, в случае незаконного увольнения. А также дни, в течение которых работник исполнял общественные обязанности: сдавал донорскую кровь; периоды прохождения медицинского освидетельствования или обучение от предприятия; ученические отпуска; периоды освобождения от труда по желанию труженика без оплаты, но не свыше двух недель в год; родовые отпуска.
В стаж, предоставляющий право на ежегодное освобождение от работы, не входят:
Время ухода за родившимся малышом;
Отсутствие (отстранение) на работе или невыполнение обязанностей по вине работника. Например, лишение водительского удостоверения или специальных разрешений на осуществление определенных видов деятельности в рамках статьи 76 ТК РФ;
Прогулы и иные периоды отсутствия на месте труда без уважительных причин.
Выше оговоренные нормы применимы только к основному отпуску, а дополнительный - исчисляется в соответствии с нормами Письма Минтруда №14-2/В-1045, в котором сказано, что данный вид освобождения оформляется только за время, фактически проведенное в особых условиях в режиме исполнения вмененных обязанностей, в то время. А те же периоды нетрудоспособности, либо учебные или иные отпуска к учету не принимаются.
Какова очередность предоставления отпуска?
В отношении прав трудящихся Государственная политика предусматривает строгое соблюдение всех установленных норм в трудовом праве. В особенности, если они относятся к социальной защите прав действующих сотрудников. При этом нормы трудового права защищают и права работодателей, которые также являются стороной правоотношений. А значит, рассчитывают на защиту и на труд, равноценный предоставляемой оплате. С целью предупреждения сбоев в производственном процессе в трудовом праве предусмотрена норма, регулирующая разработку планомерного распределения отпусков на протяжении года в отношении всех работников. В рамках норм статьи 123 ТК РФ оформляется график очередности отпусков. В конце каждого года на будущий составляется план, на основании которого работники применяют право на отпуск. Документ должен выполняться дирекцией компании и сотрудниками. Учитывается, что не возможно заблаговременно предусмотреть сбои производства либо возникновение семейных неурядиц. Поэтому по согласованию сторон законом допускается вероятность изменения сроков использования отдыха в другое удобное время. В процедуре утверждения графика есть важный момент - учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Процедура учета такого мнения установлена ст. 372 ТК РФ, в соответствии с которой работодатель перед утверждением графика должен направить его проект в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников. Последний не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта графика может направить работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме. Если профсоюз не согласен с проектом либо предлагает его усовершенствовать, работодатель должен либо согласиться с мнением, либо в течение трех дней после получения ответа провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять график. На согласование графика с профсоюзным органом также требуется время, поэтому необходимо начать составлять график заранее, а не делать все в последний день.
Каков порядок деления отпусков?
Отсутствие на предприятия в течение месяца не всегда благоприятно сказывается на хозяйственной деятельности компании. Далеко не все сотрудники желают использовать отпуск в полном объеме - только один раз в году. Учитывается, что для решения семейных проблем или иных вопросов требуется не единственное освобождение. Поэтому, в трудовое право и введен порядок распределения времени отсутствия на рабочем месте на отдельные составляющие, с учетом норм в статье 125 ТК РФ. Отпуск может быть разделен при достижении согласия сторон данных правоотношений. В данном вопросе учитываются все обстоятельства, которые могут повлиять и на производственный процесс, и на социальную жизнь работника за пределами компании. С целью предоставления трудящимся достаточного периода для отдыха законом предусмотрена норма, подразумевающая разделение отпуска на части при условии, что один из периодов будет не менее двух недель, а последующие – по желанию сторон.
Каковы правила оформления отпусков?
При планировании предоставления очередного отпуска в большинстве случаев указывается лишь месяц его использования, а не конкретная календарная дата. В виду того, что в пункте 11 Правил №169 сказано, что дата наступления отдыха не должна быть приурочена к 1-му либо к 15 числу и ее необходимо планомерно распределять на протяжении месяца с учетом специфики производства. Поэтому, в рамках статьи 123 ТК РФ работник предупреждается о начале времени освобождения от работы за две недели путем вручения уведомления, которое составляется работодателем. Если труженик желает пойти в отпуск раньше, то ему необходимо подать заявление с просьбой о перенесении запланированного периода на другой срок. На основании данного документа, либо уведомления уже оформляется приказ с указанием дат начала и завершения периода отсутствия на рабочем месте, а также возможным его продлением в виду совпадения с праздниками, определенными в статье 111 ТК РФ. На протяжении двух недель, оставшихся до отпуска, работнику необходимо окончить все текущие дела, либо делегировать их часть во временное ведение сотрудника, который будет его заменять.
Как оплачивается период отпуска?
Согласно статье 114 ТК РФ на весь период отпуска за работником сохраняется место рабочее место, должность, средняя оплата, исчисляемая в рамках статьи 139 ТК РФ. Необходимо учитывать все начисления за год суммируются и делятся на 12, а затем на 29,3 (усредненный показатель количества дней в месяце). Полученный результат будет равняться среднему заработку за день, который, умножается на количество дней освобождения от работы, предоставляемого на основании заявление и приказа. В порядке статьи 136 ТК РФ перечисление денежных средств в режиме отпускных осуществляется не позднее трех дней до начала данного периода. На основании вышеизложенного, к началу законного отдыха сотрудник не только может спокойно отдохнуть от круга обязанностей, но и не нуждаться в средствах, учитывая, что в данной ситуации оплата осуществляется авансом.
Каковы ошибки в предоставлении отпуска?
Разбивая ежегодный оплачиваемый отпуск на части, работодатель забывает согласовать это с его подчиненными. Нередко нарушается и порядок таких частей. Работодатель, предоставляя своим сотрудникам ежегодный оплачиваемый отпуск зачастую допускает серьезные ошибки, за которые он может быть привлечен к административной ответственности по результатам проверок Госинспекцией труда. В данном блоке будут рассмотрены распространенные ошибки, которые возникают при неправильной интерпретации норм трудового права. В судебной практике немало исков работников с требованием о предоставлении отпуска без оплаты или о выплате компенсации за непредоставление, в которых они выходят победителями.
Первая ошибка: работник по различным причинам отказывается идти в отпуск, а работодатель считает неправомерным принуждать его к использованию права на отдых. Данное заблуждение связано с тем, что работодатель неверно истолковывает нормы трудового права, в которых сказано, что работникам предоставляются ежегодные отпуска – работники не берут на свое усмотрение отпуск, а им организация дает отпуск в обязательном порядке, вне зависимости от их желания. Отказ от отпуска не является основанием для постоянного откладывания в долгий ящик своего отпуска. Работодатель должен действовать строго в соответствующем алгоритме:
Составить план предоставления отпусков в следующем календарном году, установив их очередность согласно графику;
Ознакомить и известить работников за 2 недели с графиком отпусков, сопроводив данный пункт подписью работников;
Издать приказ о предоставлении отпуска работнику в период, установленный графиком отпусков, который является обязательным для работодателя и его подчиненных;
Со дня начала отпуска по приказу предоставлять отметку в табеле учета рабочего времени (Код «ОТ» или «09» - если работник находится в ежегодном основном оплачиваемом отпуске, и код «ОД или «10» для ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска).
Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска без согласия работника нельзя рассматривать, как принуждение, потому что использование отдыха – не только право, но и обязанность трудящегося.
Вторая ошибка: работодатель неверно истолковывает и понимает порядок предоставления работнику отпуска за первый год работы. Данное право возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной компании, согласно Конвенции МОТ №132. Многие компании ошибочно считают, что закон, дающий право на отпуск работнику, прямо не обязывает работодателя предоставлять право на отпуск точно в срок. Этот фактор обусловлен отсутствием юридической грамотностью, а именно незнание того, субъективные права и юридические обязанности согласовывают друг друга в рамках заданного правоотношения. То есть наличие прав работника порождает обязанности работодателя.
Многие упускают из виду, что через шесть месяцев у работника возникает право на полный отпуск: основной и дополнительный, удлиненный основной отпуск, а не на его часть, прямо пропорционально отработанного времени. Через первые полгода работы у работника есть право на получение всех видов отпусков, которые предусмотрены трудовым договором. По мнению Роструда, дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день предоставляется его пропорционально отработанному в рабочем году законом не предусмотрено. Исключение: дополнительный отпуск за вредные и/или опасные условия труда, предоставляется пропорционально отработанного времени. Таков порядок предусмотрен не только через шесть месяцев в первый год работы, но и в последующие годы работы. В стаж работы, дающий право на ежегодные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и/или опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.
Третья ошибка: На сегодняшний день по данным территориальных отделений государственной инспекции труда в регионах самым часто встречающимся нарушением является отсутствие графика отпусков или его несоблюдение. Как оказалось, некоторые работодатели или вовсе не составляют график, или делают это с большим опозданием.
В организациях неправильно решается вопрос о разделении отпуска на части при составлении графика отпусков. По соглашению между работником и его работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Но не все понимают правильно, как достигается указанное соглашение. На предприятиях широко распространена практика: от работника получают пожелания к графику отпусков, затем утвержденный график с отпусками, разделенными на части, доводят до работников под подпись. В этом случае не выполняется главное требование закона – не допускается двустороннее соглашение о разделении отпуска на части до утверждения графика отпусков. Одним из решений данного вопроса может быть обращение работника к работодателю с заявлением в письменной форме с получением соответствующего решения. Только положительное заключение руководителя по заявлению работника позволяет внести в график отпусков, части отпуска, а не его определенный период.
Четвертая ошибка: работодатель при предоставлении отпуска не учитывает, что работник должен отработать в своем рабочем году определенное количество рабочих часов: не больше, чтобы не было незаконной переработки, и не меньше, чтобы не было недоработки. Сейчас многие работники просят предоставить им отпуск частями. При этом необходимо учитывать, что одна из частей этого отпуска должна быть не менее четырнадцати календарных дней. Оставшуюся часть работодатели нередко стремятся предоставить только по выходным дням (суббота и воскресение), а работники – получить только по рабочим дням. Нельзя забывать, что работник вовремя отпуска должен отдохнут от работы. Поэтому, в 28 дней основного отпуска входят 20 рабочих дней (160 часов при 8 часовом рабочем дне и 40 часовой неделе) и 8 выходных дней – полные 4 недели. Отпуск измеряется в календарных, а не в рабочих. На основании вышеизложенного, оставшиеся у работника дни отпуска должны включать как рабочие, так и выходные дни. Предоставить их можно по закону в любой комбинации.
Приведем пример: Сотруднику положен отпуск в размере 28 календарных дней, 14 он использовал сразу. Остальной отпуск можно разбить на части, в обязательном порядке 4 дня отпуска должны приходиться на выходные: суббота и воскресение, а 10 – на рабочие.
Пятая ошибка: работодатель неверно применяет нормы ТК о предоставлении отпуска с последующим увольнением. По пистменному заявлению работника, при наличии возможности, неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключемем случаев увольнения за виновные действия. Роструд говорит, что предоставление отпуску трудящемуся с последующим увольнением является правом работодателем, а не его обязанностью. Если отпуск предоставлчяется с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника, то он имеет право отозвать свое заявление об увольнении до дня начала отпуска, если на его место не приглашен другой сотрудник в порядке перевода. Несмотря на то, что днем увольнения считается последний день отпуска, все расчеты с работником производятся до его ухода в отпуск, поскольку по его истечении стороны не будут связаны обязательствами. Последним днем работы является не день увольнения, последний день отпуска, а день, предшествующий предшествующему первому днб отпуска. Поэтому, по факту трудовые отношения с работником прекращаются с момента начала отпуска, а значит, трудовую книжку и другие документы, связанные с работой, которые работодатель обязан предоставить работнику нужно выдать перед уходом в отпуск.
Роструд говорит, что за время болезни в период отпуска с последующим увольнением работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Однако, в отличие от общих правил, отпуск на число дней болезни не продлевается. По желанию получить отпуск с последующим увольнением работник желает прекратить трудовые отношения с работодателем, при увольнении по собственному желанию, или согласится с правомерностью их прекращения при увольнении по другим основаниям.
Что касается продления ежегодного оплачиваемого отпуска, то работодатель также не в праве это сделать, потому что с момента начала отпуска работодатель не несет обязательств перед работником, получив отпуск с последующим увольнением. При увольнении в связи с истечением срока трудового договора отпуск с последующим увольнением может представится и тогда, когда время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока этого договора. В этом случае днем увольнения также считается последний день отпуска.
